Ter um negócio eficiente e de sucesso é o objetivo de qualquer empreendedor focado em crescimento, a gestão de custos é ponto crucial. Ainda assim, nem todo profissional está disposto a se envolver ou participar dos processos dentro da própria empresa. Para manter o orçamento livre de prejuízos e encaixar as etapas no planejamento inicial, o empresário precisa garantir o acompanhamento de cada custo relacionado ao negócio.
Essa gestão de custos deve ser tratada com seriedade em toda a trajetória da empresa, pois facilita o controle e equilíbrio das despesas geradas com a criação de produtos e oferta de serviços. Veja abaixo os 6 erros mais comuns na gestão de custos e saiba como evitá-los na sua empresa!
1. Não calcular o custo dos produtos
Todo produto tem seu preço de venda influenciado pelo custo gerado durante a produção. Assim, se uma empresa não tem conhecimento desse montante total, corre o risco de comercializar seus itens a um preço igual ou até mesmo inferior àquele que foi gasto na etapa produtiva. Nesses casos, as vendas não vão gerar qualquer lucro e é bem provável que o negócio chegue perto da falência.
Antes de definir um preço de venda de produto ou valor de serviços, é fundamental que a empresa avalie custos envolvidos com a criação e manutenção desses recursos. Fazendo o balanço adequado, fica mais fácil definir um valor coerente de comercialização e que seja viável tanto para a empresa quanto para o consumidor.
2. Desconhecer as despesas fixas
Em qualquer empresa, as despesas fixas devem ser tratadas com a mesma importância que uma conta de água e energia em uma residência. O que acontece se alguém deixa de pagar por estes recursos? Eles simplesmente são cortados, ou seja, deixam de oferecer apoio e benefícios básicos para o usuário.
Ao ignorar as despesas fixas em uma empresa, você perde uma base importante e que é essencial para qualquer processo de trabalho. Como eles não podem faltar, provavelmente precisarão ser custeados com um montante de reserva, o que deixa a empresa sem orçamento para um novo investimento. Para evitar esse problema, é necessário investir em uma gestão de custos eficiente e responsável.
3. Misturar finanças pessoais com as da empresa
Embora este seja um erro bastante comum, muitos empresários sequer consideram a mistura das finanças pessoais com as da empresa uma atitude negativa. Acontece que retirar e depositar dinheiro no caixa em períodos aleatórios dificulta o controle e conhecimento do montante real que deveria estar na empresa.
Para não prejudicar o acompanhamento e análise dos custos gerados, é essencial que as contas pessoais sejam mantidas separadas do caixa empresarial. Ao proprietário do negócio, cabe ter controle e disciplina para não cair na tentação de tornar estes pequenos empréstimos e devoluções em um hábito rotineiro.
4. Contar com dinheiro a receber
Embora as previsões de receita sejam recursos importantes para avaliar o desempenho da empresa, elas nunca devem ser contadas como dinheiro garantido. Ansiosos em adquirir novos equipamentos ou melhorar os espaços de trabalho, muitos empresários fazem investimentos com base em montantes a serem recebidos.
Essa atitude pode ser perigosa para o orçamento da empresa, visto que nem sempre o dinheiro a receber chegará ao caixa. Para não encarar as despesas com um possível cancelamento de venda ou contrato de serviço, é essencial separar a receita real da receita prevista. Assim, o valor extra é usado somente quando chega em suas mãos.
5. Não ter controle do estoque
Por ser mantido distante da visão geral da rotina de trabalho, o estoque muitas vezes é ignorado nos processos de gestão da empresa. Acontece que ele representa a maior parte do valor investido nos negócios, e por esse motivo sempre deve ser contabilizado nas análises e balanço de contas.
Com esse cuidado, os gestores conseguem verificar se o estoque é suficiente para evitar a falta de produtos ou se está excedendo a capacidade necessária. Além de garantir a satisfação do cliente com a entrega rápida, é preciso prevenir despesas na empresa com a depreciação de itens encalhados no estoque.
6. Registros mal organizados
Especialmente em pequenas empresas, é comum encontrar gestores e colaboradores realizando as mesmas funções conforme a necessidade ou disponibilidade. Embora seja um ato admirável e que representa a confiança entre as equipes, ele não funciona para o registro eficiente das despesas, fluxo de caixa, valores a pagar e a receber da empresa.
Mais do que anotações e registros nos locais adequados, a gestão das finanças só pode ser de qualidade quando realizada por pessoas preparadas e responsáveis. Geralmente, é o próprio líder do negócio ou um colaborador selecionado que se ocupa com o registro detalhado dos custos da empresa. Além de oferecer mais segurança aos dados da empresa, essa atitude também permite identificação rápida de deficiências para a busca de soluções.
Como otimizar a gestão de custos?
Para otimizar a gestão de custos, é necessário que o empresário elabore um planejamento para a organização de cada processo. Se ele não for o controlador direto de todos os registros de custos, deverá selecionar pessoas capacitadas para fazer o levantamento de cada despesa gerada nas atividades da empresa.
Uma gestão eficiente também demanda comprometimento e disciplina de seus colaboradores, portanto, é essencial que estas características estejam presentes no ritmo de trabalho de todas as equipes compostas por líderes e funcionários.
Ainda que os processos de uma empresa demandem o trabalho de diferentes pessoas, alguns empreendedores procuram alternativas para limitar o acesso às informações de custos. Por meio de aplicativos específicos para o controle de finanças, buscam aumentar a segurança dos dados e concentrar itens importantes em um único lugar.
Fazendo parte desses recursos, o Organizze é uma ferramenta de gestão que permite ao usuário controlar contas, emitir notas fiscais e ainda fazer propostas comerciais a partir do cadastro de clientes e fornecedores. Com acesso online e a partir de qualquer lugar, pode ser a solução que faltava para sua empresa.
Com planejamento eficiente e aproveitamento das ferramentas para a gestão de custos, você ganha produtividade e evita deixar tudo na mão de terceiros.
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