Administrar a folha de pagamento de uma empresa pode destacar fatos interessantes: mensalmente, o funcionário recebe aproximadamente 60% do custo total que ele representa para a sua empresa, os outros 40% estão relacionados aos encargos sociais e benefícios obrigatórios que ele deve receber, segundo um estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV), sem contar os possíveis adicionais. Além disso, manter um funcionário por mais tempo em sua empresa pode diminuir seus custos em até 7%, segundo o mesmo estudo.
Por não entender bem todas as variáveis envolvidas na administração da folha de pagamento, muitos empreendedores acabam recorrendo a empréstimos para cobrir custos bem previsíveis, como o 13º salário ou gastos com a rotatividade de funcionários. Para ajudá-lo nessa missão da administração de sua empresa, separamos 7 dicas que podem aumentar sua lucratividade ao reduzir os problemas decorrentes das obrigações com o pagamento de sua folha. Confira!
1. Tenha uma reserva de contingência
Uma reserva contingencial é utilizada para cobrir possíveis prejuízos com eventos imprevistos, como desastres naturais ou greves. Ela é muito usada em empresas de capital limitado (LTDA.) para evitar que parte do capital investido pelos sócios seja consumida por esse tipo de evento.
Adotar uma reserva de contingência em sua empresa também pode ajudar nas situações imprevistas, como uma ação judicial trabalhista, ou a dar liberdade para demitir funcionários que estejam com um desempenho muito abaixo do esperado. Tudo isso sem comprometer o capital de giro ou o patrimônio do seu negócio.
2. Estabeleça uma conta bancária para administrar a folha de pagamento
Ter uma conta bancária dedicada para o pagamento da folha traz dois benefícios diretos:
- em caso de fiscalização ou de necessidade de comprovação de algum pagamento, você não precisará pesquisar em diversas contas para descobrir em qual foi efetuada a transferência para a conta salário do colaborador;
- você terá uma visão bem realista de quais são os gastos envolvidos na remuneração dos seus funcionários, quais são as provisões para pagamento de férias e 13º salário e quais são os impostos pagos ao governo.
3. Provisione as férias e o 13º
Existe diferença entre fazer um provisionamento e uma reserva contingencial. No caso do provisionamento, você sabe que haverá a despesa, quando ela ocorrerá e sob quais condições e isso te dá o poder da previsão e do planejamento. Já a reserva é mantida exclusivamente para situações emergenciais e não planejadas, ou seja, ela pode ou não ser utilizada ao longo de um ano.
No caso do 13º salário e das férias, o melhor a se fazer é considerá-los como custos ou despesas que ocorrem mensalmente ou definir um percentual de provisionamento conforme a sazonalidade do seu segmento.
Em qualquer um dos casos, o importante é jamais recorrer a empréstimos bancários para cobrir esse valor, que pode ser previsto e poupado no decorrer das atividades anuais de sua empresa.
4. Defina faixas salariais
Algumas empresas utilizam uma estrutura de cargos e salários para definir faixas salariais que dão uma base de cálculo comum a diversos funcionários e ajudam no controle sobre mudanças e atualizações no valor total da folha de pagamento.
Esse modo de organização auxilia na atualização das despesas com folha de pagamentos, afinal, ao longo do ano há o período de dissídio, promoções, novas contratações e dispensas em sua empresa.
5. Sirva-se da tecnologia, mas seja um pouco conservador com os arquivos da folha de pagamento
Utilizar um sistema de gestão empresarial para automatizar a administração da folha de pagamento, seus encargos, controlar os horários da jornada de trabalho de seus funcionários e emitir o holerite automaticamente vem se tornando uma prática bastante comum. No entanto, manter um arquivo físico e assinado pelos colaboradores poderá evitar problemas judiciais e facilitar a procura de documentos em caso de fiscalização.
Também é importante lembrar que o depósito dos valores referentes à folha de pagamento na conta bancária do funcionário serve apenas como recibo de pagamento e não substitui a entrega do holerite.
6. Verifique se há adicionais a serem pagos
Além dos gastos com impostos, como o FGTS e INSS, benefícios obrigatórios, provisão de 13º e férias e salário base, sua empresa precisará prever adicionais em algumas situações, como hora extra, adicional noturno, de insalubridade ou de periculosidade ou, ainda, contribuições para outras entidades como o SENAI/SESI, SEBRAE, SENAC/SESC ou INCRA. Todos esses adicionais e contribuições são calculados com base em um percentual sobre a folha de pagamento de sua empresa e muitas vezes não são contabilizados com ela, o que dificulta a interpretação dos custos gerados com funcionários.
Por isso, procure mapear todos os tipos de adicionais fixos ou variáveis e mantenha seu cálculo sempre atrelado à folha de pagamentos.
7. Terceirize quem administrará a folha de pagamento
Apesar de ser uma atividade fundamental para evitar multas e complicações legais para sua empresa, administrar a folha de pagamentos não é o core business (ou o fim último) da sua atividade. Por isso, procure uma empresa especializada e terceirize esse serviço.
Além de evitar que você se esqueça de alguma obrigação legal, a terceirização dessa tarefa burocrática dará mais tempo para que as pessoas diretamente ligadas a sua empresa dediquem seu tempo, energia e criatividade para inovar e surpreender clientes, funcionários e parceiros com uma proposta diferenciada no mercado.
Você tem alguma dica ou dúvida de como administrar a folha de pagamento? Deixe sua sugestão nos comentários abaixo!
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