9 dicas para reduzir a burocracia na sua empresa

A burocracia – seja pela complexidade tributária, pela dificuldade em lidar com a legislação brasileira ou por tantos outros motivos – é a causa de grande parte das dores dos micro e pequenos empresários do país. O excesso de tempo gasto com procedimentos administrativos e burocracias gerais causa forte impacto na produtividade empresarial travando, muitas vezes, o próprio crescimento das empresas ao longo do tempo.

Se o seu objetivo é reduzir a burocracia na empresa e otimizar o seu tempo e dos seus funcionários e colaboradores, confira no artigo de hoje 9 dicas que podem lhe ajudar a acabar, de uma vez por todas, com este problema!

A burocracia na empresa e suas consequências

De acordo com uma recente pesquisa realizada pela consultoria Plum, os micro e pequenos empresários brasileiros gastam cerca de 135 dias de trabalho por ano com tarefas administrativas, enquanto a média global é de 120 dias.

Ainda segundo o levantamento da Plum, a burocracia resulta, para as micro e pequenas empresas brasileiras, em uma perda de produtividade na casa de R$ 79,5 bilhões todos os anos. Impressionante, não é mesmo

Por conta deste cenário, focar na gestão e operação do negócio – evitando desperdícios de tempo e dinheiro – é fundamental para qualquer companhia que deseje contornar todos os obstáculos que a burocracia impõe às empresas brasileiras e trilhar o caminho do crescimento.

9 dicas para reduzir a burocracia na sua empresa

Apesar de ser quase impossível driblar todas as atividades burocráticas que nos rodeiam diariamente, a adoção de alguns hábitos e práticas diárias podem ajudar qualquer micro e pequeno empresário a gerenciar o seu próprio negócio e a reduzir consideravelmente a burocracia na sua empresa enquanto o cenário se mantém caótico para as empresas brasileiras no que se refere aos penosos processos e procedimentos empresariais.

Confira a seguir 9 dicas para evitar que o excesso de burocracia seja um impedimento para o crescimento do seu negócio e para ajudar sua empresa a caminhar a passos mais largos rumo ao sucesso.

1. Dê autonomia aos funcionários e delegue funções

Manter os funcionários com certa autonomia é uma das principais chaves para evitar a burocracia na empresa. Definir uma lista de atividades que o funcionário pode executar sem a necessidade de cumprimento de processos longos e cansativos pode ser um primeiro passo para oferecer maior autonomia aos seu pessoal.

Muitas vezes, oferecer autonomia aos funcionários e delegar certas funções pode impactar positivamente diversos setores ao mesmo tempo, dinamizando o dia a dia no ambiente de trabalho e aumentando a produtividade de todos os envolvidos – direta ou indiretamente.

2. Diminua a quantidade de reuniões

A realização excessiva de reuniões pode ser extremamente negativa para qualquer negócio. Existem uma infinidade de questões que podem ser resolvidas rapidamente, por meio de um e-mail, um telefonema ou até meio através de uma rápida conversa, sem a necessidade de reuniões extensas e cansativas.

Por isso, antes de convocar uma reunião, analise se o assunto em pauta necessita, de fato, de tanta atenção e tempo dos envolvidos. Caso a reunião seja realmente necessária, procure organizá-la com antecedência e procure manter a objetividade durante este compromisso – evitando desperdício de tempo e energia e otimizando a busca pela solução ou definição do que estiver sendo discutido.

3. Organize o ambiente de trabalho

Manter o espaço de trabalho organizado pode parecer trivial, mas traz um benefício muito grande para qualquer negócio – inclusive no que se refere à burocracia. Um espaço devidamente organizado favorece o fluxo de pessoas e informações e ajuda a agilizar todos os processos do ambiente de trabalho.

Além disso, pessoas que trabalham em um ambiente de trabalho organizado, limpo e arejado tendem a se sentirem melhor no dia a dia refletindo, muitas vezes, positivamente na qualidade e agilidade do trabalho a ser executado. Pense nisso!

4. Construa um cronograma

Metas e prazos devem ser sempre bem definidos, e devem estar sempre muito claros para todo o pessoal. Funcionários e colaboradores que estão a par dos prazos que precisam ser cumpridos costumam, na maioria dos casos, trabalhar de maneira mais organizada, evitando desperdício de tempo e aumentando a produtividade no ambiente de trabalho.

Por isso, sempre que possível, construa um cronograma coletivo de tarefas, que permita à toda equipe acompanhar o desempenho do time e a se ajudar, em caso de necessidade. Estimule seus funcionários a cumprir o cronograma e as metas e prazos ali listados.

5. Atualize os processos no ambiente de trabalho

Sempre que possível, busque atualizar os processos no ambiente de trabalho, a fim de dinamizar o trabalho e o dia a dia de todos os funcionários e colaboradores. Reveja e analise com freqüência os processos adotados pela sua empresa e procure identificar de que modo é possível aperfeiçoá-los e atualizá-los para torná-los mais positivos, úteis e eficientes.

É importante que este acompanhamento seja feito de perto pelo gestor da empresa – que deve sempre estar atento a todos os setores da empresa, focando sempre em eliminar possíveis fraquezas e dificuldades enfrentadas por cada setor do negócio.

6. Defina o organograma da empresa

Muitos micro e pequenos empresários ignoram quase que por completo o organograma empresarial. E isso é um grande erro. Definir um organograma – com a estrutura hierárquica da empresa e as atribuições e responsabilidades de cada setor e funcionário – é fundamental para evitar burocracia na empresa.

Um organograma também ajuda equipes de todos os setores a cumprir tarefas de maneira mais organizada e dinâmica, já que todos conhecerão quais são suas obrigações e seus papéis no negócio. Procure implementar este processo na sua empresa e confira os benefícios que ele pode trazer para o negócio no curto, médio e longo prazo.

7. Treine e atualize sua equipe

Manter seus funcionários e colaboradores sempre bem treinados e atualizados é uma prática importante para evitar perda de produtividade e burocracias desnecessárias no ambiente de trabalho.  Treinamentos técnicos e comportamentais têm a capacidade de incentivar boas práticas no ambiente de trabalho e auxiliam no cultivo de idéias inovadoras no dia a dia, que podem ser bastante benéficas para o negócio como um todo.

8. Digitalize documentos e procedimentos

O futuro é agora, e a cada dia surgem novas ferramentas que visam facilitar o dia a dia do empresário e das empresas em todo o mundo. Evite se apegar ao passado e acumular pilhas e pilhas de documentos, papéis e pastas, que só aumentam a burocracia e dificultam os processos no ambiente de trabalho.

Procure, sempre que possível, digitalizar documentos e procedimentos. Este hábito tende a facilitar o trabalho de todos os envolvidos com documentos e arquivos inerentes ao negócio e a eliminar trabalhos e retrabalhos. A tecnologia é sua aliada, use-a a seu favor e a favor do seu negócio!

9. Utilize um software de gerenciamento financeiro

O software de gerenciamento financeiro é uma ferramenta indispensável para empreendedores e empresas que desejam diminuir a burocracia no dia a dia, otimizar processos e aumentar a produtividade da equipe.

Por meio do software de gerenciamento financeiro é possível gerenciar e acompanhar relatórios, fluxos de caixa, notas fiscais, pagamentos e recebimentos, entre outros processos, facilitando o dia a dia e eliminando burocracias desnecessárias.

O software Controlle, por exemplo, permite ao administrador gerenciar todos os processos financeiros da empresa com poucos cliques, seja no computador ou no smartphone, de qualquer lugar do mundo. Uma ferramenta muito útil para qualquer empresa, que não deve ser ignorada pelo empresário!

Conclusão

É importante que você se mantenha sempre atento aos desperdícios de tempo e dinheiro e foque sempre em eliminar – em primeiro lugar – todas as atividades burocráticas que possam existir na sua empresa.

Não importa o tamanho da sua empresa ou da sua equipe: manter hábitos saudáveis de organização e gestão, que ajudem a reduzir a burocracia nos processos e tarefas do dia a dia, é o primeiro grande passo para otimizar o tempo e a produtividade de todos.

Portanto, procure seguir estas 9 dicas e estimule seus funcionários e colaboradores a segui-las também. Uma equipe em sinergia, preocupada com o crescimento da empresa e interessada em melhorar, a cada dia, os processos internos no ambiente de trabalho, pode ser a chave do sucesso de qualquer negócio!