Fazer o controle de suas contas a pagar é fundamental para suas finanças e para a própria continuidade do seu negócio. Caso você não dê a atenção necessária para esse item, poderá enfrentar problemas de fluxo de caixa e em outras áreas vitais do seu empreendimento.
Neste post, vamos te mostrar o que é o controle de contas a pagar na empresa, como e por que tê-lo. Confira!
Separe as contas a pagar
As contas a pagar de sua empresa representam todos aqueles compromissos que foram assumidos por sua empresa, sejam eles com os funcionários, na forma de salários, referentes à compra de mercadorias e estoques, representados por fornecedores ou, ainda, os derivados de empréstimos e financiamentos para aquisição de capital de giro ou de algum imobilizado.
O controle desses compromissos é bastante importante, já que a não liquidação em dia pode gerar juros, multas e até mesmo, em casos de salários e obrigações previdenciárias, problemas futuros na justiça. Mas o que você pode fazer para organizar suas contas a pagar de uma vez por todas?
Controle e registre todas as contas
Para que o controle de suas contas a pagar comece a ficar efetivo é preciso, antes de qualquer coisa, registrar todas as contas a pagar. Mesmo aqueles valores que parecem de certa forma insignificantes deverão ser reconhecidos e devidamente registrados.
Para os registros dessas contas, dê preferência para o uso de soluções inteligentes e diferenciadas que existem atualmente no mercado, já que elas permitem, por exemplo, que você controle seus gastos por tipo, por valor ou ainda por data de vencimento, o que também é muito importante para evitar o descontrole das contas.
Outra vantagem de registrar e controlar de forma eletrônica as suas contas é a possibilidade de elaborar o fluxo de caixa, que é uma ferramenta financeira que compara suas entradas com as saídas e que permite que você conheça como andam as finanças da sua empresa.
Utilize também soluções eletrônicas para agendar suas contas ou colocar lembretes sobre a data de vencimento, já que é comum que contas não sejam pagas não por falta de recursos, mas por simples esquecimento.
Separe as suas finanças das da empresa
Um ponto muito importante para que suas finanças estejam sempre em dia é a separação entre as contas da pessoa física e da jurídica. Acontece que muitos empresários acabam confundindo o patrimônio da empresa com o seu, e isso gera dificuldades financeiras com o passar do tempo.
Procure separar sempre suas contas e até mesmo evitar que elas sejam entregues em seu endereço comercial. Caso ele seja o mesmo da sua residência, coloque como prioridade a separação dessas contas. Para o pagamento das despesas que você utiliza no seu dia a dia, como é o caso de lanches e refeições ou combustíveis, pague com seu cartão caso sejam despesas suas e pague aquelas que são da empresa com o cartão corporativo. Tenha também contas-correntes separadas. Evitar a confusão patrimonial, além de impactar positivamente nas suas finanças, permite uma visão contábil correta e mais clara de como está indo sua empresa.
Tenha um planejamento financeiro eficiente
Um bom planejamento pode ser o diferencial para sua empresa, inclusive em momentos de crise, seja ela do mercado ou do seu negócio. Saber o valor médio de seu faturamento, bem como entender os períodos de sazonalidade de seu negócio — que são aqueles em que as vendas podem ser mais baixas ou mais altas devido a condições climáticas ou relacionadas a épocas especiais, como Dia das Mães ou ainda o Natal — é essencial.
Quando você compreende em que épocas vende mais ou menos, você pode se programar financeiramente para as contas chamadas fixas, como é o caso do aluguel e dos salários. Muitos empresários acabam perdendo o controle de suas finanças justamente por esquecer dessas contas que precisam ser pagas, independentemente da entrada ou não de recursos.
Priorize o pagamento de suas contas
Se você já costuma organizar suas contas e registrá-las, você poderá estabelecer prioridade de pagamentos caso apresente alguma dificuldade financeira no seu planejamento, como é o caso dos salários e obrigações tributárias. Ainda, poderá tentar negociar prazos e condições para quitar suas outras dívidas. O importante é sempre estar atento às datas de vencimento e às entradas de recursos que sua empresa terá.
Um bom planejamento também pode te mostrar sobras de recursos que poderão ser utilizados para quitar contas antecipadamente, desde que ofereçam descontos substanciais e que deverão ser levados em conta na hora de desembolsar o dinheiro. Essa sobra de recursos também pode ser utilizada para a compra de mercadorias, por exemplo, com um bom desconto à vista.
Não se esqueça do seu estoque
O estoque desempenha um papel vital para as empresas que comercializam produtos ou mercadorias. Assim, além de controlar suas contas a pagar de perto, fique de olho no seu estoque, já que mercadoria parada, além de prejuízo, poderá gerar falta de dinheiro no seu caixa.
Aqui também é importante conhecer as épocas de mais e menos vendas e as estratégias que você poderá usar, caso seja necessário vender o seu estoque para pagar suas dívidas. Procure buscar junto aos fornecedores melhores prazos de pagamento, seja por descontos em caso de pagamento à vista ou um prazo mais dilatado nas suas vendas a prazo.
Neste post, você viu que, para o controle de contas a pagar, é preciso organizar e registrar tudo e contar com soluções diferenciadas e que lhe auxiliem a organizar melhor seus compromissos assumidos. Também é preciso ficar de olho no estoque e fazer um planejamento com base nas épocas de mais e menos vendas para que você não fique sem dinheiro para arcar com suas obrigações.
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