A folha de pagamento é um instrumento obrigatório para toda empresa que possui funcionários, embora muitos empreendedores se esqueçam de dar a devida atenção ao documento. Se você tem empresa e ainda não sabe calcular e administrar a folha de pagamento, é melhor ler este artigo até o final.
Uma gestão financeira empresarial eficiente não pode estar completa sem o correto controle da folha de pagamento dos colaboradores. Manter este documento tão importante organizado, no entanto, não é uma tarefa tão difícil.
Para ajudar você a cuidar melhor da gestão do seu negócio e a evitar dores de cabeça no futuro, preparamos algumas dicas sobre a folha de pagamento. Continue a leitura e descubra tudo o que você precisa saber para ter uma gestão eficiente na sua empresa.
Acompanhe!
O que é Folha de Pagamento?
A folha de pagamento – ou holerite – é um instrumento de controle, composto por uma lista completa referente à remuneração paga aos colaboradores da empresa, todos os meses. Obrigatoriamente, este holerite deve conter os vencimentos, salários, bônus e descontos salariais referente ao mês ao qual ele se refere.
Obrigatório para todas as empresas segundo o Decreto 3.049/1999, este documento tem a importante função de transformar todas as informações trabalhistas em dados contábeis – o que possibilita o cálculo dos valores bruto e líquidos de cada salário.
Muitas empresas costumam terceirizar a tarefa de criação da folha de pagamento. Apesar disso, muitos empreendedores – principalmente aqueles que possuem pequenos negócios – ainda optam por realizar sozinhos a tarefa de elaborar o holerite de seus funcionários.
Independente de terceirizar ou não o serviço, é importante que todo administrador entenda o que é e conheça com riqueza de detalhes a folha de pagamento, até mesmo para encontrar possíveis falhas oriundas de serviços terceirizados.
Como elaborar e calcular a Folha de Pagamento?
Não há um modelo exato de folha de pagamento que possa ser utilizado por toda e qualquer empresa sem qualquer tipo de alteração, uma vez que as informações variam de acordo não só com a empresa, mas também com a remuneração do trabalhador.
Apesar disso, existem informações que, obrigatoriamente, devem constar no holerite de todo funcionário. Entre os dados obrigatórios da folha de pagamento estão o nome do colaborador, o cargo exercido, o valor de seu salário bruto, possíveis faltas, atrasos ou afastamentos, descontos de encargos sociais e data do pagamento dos vencimentos.
Para elaborar uma folha de pagamento de maneira correta, no entanto, é preciso seguir alguns passos. Confira a seguir quais passos são estes:
1 – Definir a categoria de trabalho do funcionário, respeitando possíveis convenções coletivas;
2 – Analisar as horas trabalhadas, incluindo possíveis jornadas adicionais e descanso remunerado;
3 – Descontar encargos sociais pertinentes;
4 – Descontar benefícios legais, como o vale-transporte.
Estas são as etapas fundamentais e obrigatórias para qualquer um que deseja montar uma folha de pagamento correta e completa. É importante notar que, para seguir cada um destes passos, o administrador deve conhecer com detalhes todas as informações inerentes à remuneração do seu funcionário e o comportamento de trabalho do mesmo ao longo do mês.
Por isso, faz-se necessário que o empreendedor mantenha uma boa organização destas informações, a fim de evitar erros e trabalhos adicionais na hora de elaborar a folha de pagamento dos seus funcionários.
O que é descontado?
Para elaborar a folha de pagamento de maneira correta o responsável deve conhecer a fundo quais deduções e contribuições são permitidas. E não é preciso ser um contador para conhecer todas estas informações.
Continue a leitura e conheça o que pode ser descontado da folha de pagamento de seus funcionários:
Previdência Social
A dedução da contribuição para a Previdência Social (INSS) varia de acordo com o salário do funcionário. Os descontos podem ser de 8%, 9% ou 11% sobre os vencimentos.
É a contribuição ao INSS que garante ao trabalhador benefícios importantes, como o auxílio-doença, aposentadoria, auxílio-acidente, entre outros.
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é descontado da folha de pagamento todos os meses, e corresponde a 8% do salário bruto de cada colaborador. Em caso de demissão, os trabalhadores registrados têm acesso a parte do valor que foi depositado na sua conta do FGTS ao longo do tempo de registro em carteira.
As regras para saque do FGTS, no entanto, sofreu alterações recentemente, após a Reforma Trabalhista. Clique aqui e confira as recentes alterações que ocorreram na Lei Trabalhista.
Imposto de Renda Retido na Fonte
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é descontado quando o funcionário possui rendimentos acima do limite de isenção estabelecido pelo governo. Em casos nos quais o colaborador recebe acima do valor mínimo, ele é obrigado a pagar o imposto – que vem descontado dos seus vencimentos mensais.
Existem 4 faixas de dedução do IRRF: 7,5%, 15%, 22,5% e 27,5% sobre o vencimento bruto. A faixa de contribuição varia de acordo com o salário recebido pelo funcionário.
Ausências e faltas
As ausências e faltas podem ser deduzidas do salário quando não haja justificativas formais ou apresentação de atestado médico.
Aviso Prévio
Em caso de solicitação de desligamento por parte do funcionário ou de demissão, é preciso que o colaborador cumpra um aviso prévio de 30 dias – que pode ser trabalhado ou indenizado. Caso este aviso prévio não seja cumprido, é possível descontar o valor equivalente aos dias não trabalhados da folha de pagamento.
A empresa também pode optar por pagar o aviso prévio ao funcionário, em caso de desligamento imediato. Neste caso, também é preciso que os valores constem no holerite.
Vale transporte
O desconto de 6% sobre o salário pode ser aplicado quando o funcionário opta por receber o benefício do vale transporte. É importante ressaltar, no entanto, que o colaborador tem o direito de optar por não receber vale transporte, evitando descontos.
Empréstimo Consignado
A modalidade crédito conhecida como “empréstimo consignado” tem como principal característica oferecer juros menores mediante desconto diretamente na folha de pagamento.
Por isso, o empréstimo consignado pode ser descontado da folha de pagamento do funcionário, sempre mediante autorização por contrato do próprio colaborador.
Adiantamento Salarial
O adiantamento salarial – ou vale – também costuma estar listado nas folhas de pagamento de boa parte dos brasileiros. Ele se refere ao adiantamento de salário que o funcionário pode ou não receber antes do dia do pagamento.
O pagamento ou não deste adiamento salarial, no entanto, varia de empresa para empresa, segundo as regras estabelecidas por cada uma.
Como manter o controle da Folha de Pagamento?
Lançar corretamente os vencimentos e deduções mensais de cada funcionário na folha de pagamento é uma tarefa necessária para qualquer empresa que deseja manter-se em dia com suas obrigações legais e que tenha interesse em realizar uma gestão financeira eficiente.
Isso porque o controle correto da folha de pagamento impacta diretamente em todo o negócio, assim como a falta de controle destes holerites pode resultar em grandes prejuízos e problemas legais para a empresa.
Sendo assim, é fundamental que o administrador mantenha todos os dados inerentes aos seus funcionários sempre organizados. Desta maneira, o controle da folha de pagamento todos os meses será muito mais fácil, diminuindo também a probabilidade de ocorrência de erros relativos ao preenchimento do holerite.
Para realizar uma boa gestão da folha de pagamento o empreendedor possui, nos dias atuais, uma série de ferramentas que, se utilizadas corretamente, auxiliam nesta tarefa e otimizam o controle de dados e informações relacionadas à folha de pagamento. Uma destas ferramentas é a plataforma Controlle, que permite uma gestão financeira empresarial eficiente, intuitiva e prática para qualquer empresa – independente do seu tamanho.
Não se esqueça: uma boa organização e uma gestão empresarial de qualidade são a chave do sucesso a manutenção da ordem e o crescimento de qualquer negócio!
Agora que você já aprendeu a elaborar uma folha de pagamento e entendeu a importância deste instrumento para a gestão eficiente de qualquer empresa, que tal conhecer 10 dicas para encantar seus clientes?
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