O cartão de crédito empresarial, serviço oferecido pela maioria dos bancos, pode ser uma ótima maneira de economizar. Eles são destinados a pessoas jurídicas e, de certa forma, são similares aos cartões de crédito de uso pessoal. Geralmente, são empregados para cobrir viagens ou despesas extras da empresa. Com essa solução, pode-se dar adeus aos boletos bancários em grande quantidade — o que ajuda a organizar a vida financeira do negócio, além de ser um método extremamente seguro e prático de gastar dinheiro onde for de fato necessário.
No entanto, é preciso tomar muito cuidado: assim como o cartão de crédito pessoal, se não for dada a devida atenção, é muito fácil perder o controle dos gastos com o cartão de crédito empresarial.
Assim, algo que antes melhoraria a situação financeira da empresa se tornará uma dor de cabeça para o empresário. Mas aqui vai uma boa notícia: com um pouco de planejamento, é muito simples utilizar os cartões de crédito empresariais! Ficou curioso? Então leia aqui as principais dicas para não errar no controle desse serviço!
1. Saiba onde você usará o dinheiro
Saber para onde irá o crédito disponível é a regra básica para aqueles que usam um cartão de crédito empresarial. É preciso ter em mente que esse serviço não pode gerar desordem dentro do negócio.
Por isso, crie regras claras sobre como, quanto e onde aquele valor será gasto, a fim de evitar descontroles. Não esqueça: a fatura do cartão precisará ser paga no mês seguinte. O propósito do cartão é melhorar a vida de quem o utiliza, e não criar um contratempo — por isso, use-o de forma inteligente e pensada.
Mais importante do que criar as regras, no entanto, é cumpri-las bem. Faça reuniões com a sua equipe e deixe claras as diretrizes de utilização do cartão. E não tenha medo de exigir que seus funcionários se atenham àquela proposta.
Caso isso não seja possível, peça para que aquele gasto adicional seja aprovado antes pela pessoa encarregada. É fundamental evitar ser pego de surpresa por despesas inesperadas, ainda mais quando existem regras inconfundíveis sobre o uso do cartão. O uso consciente desse serviço é a única maneira de não se enrolar com o descontrole de gastos.
2. Tenha prioridades
É óbvio que uma empresa pode ter muitos gastos, e nem todos podem ser cobertos pelo cartão de crédito empresarial. Para não perder o controle daquilo que gasta, é essencial saber qual é o nível de prioridade das suas despesas.
Classifique a importância dos serviços ou produtos que estão aproveitando o uso do crédito do cartão, para que, assim, você venha a eliminar ou manejar aqueles que possam se tornar um problema.
3. Mantenha um bom planejamento financeiro
Para a boa saúde financeira de qualquer pessoa, seja física ou jurídica, é importante manter um planejamento financeiro. Manter um controle de fluxo de caixa é essencial para qualquer negócio. Apenas com a coleta de gastos e renda é possível saber quais são os erros e acertos que estão sendo cometidos.
Com o cartão de crédito empresarial não é diferente. Sabendo disso, é fundamental manter um controle rígido sobre todas as despesas. Então, nada mais natural que anotar tudo o que gastou com o cartão. Este passo é o que vai determinar de fato o controle das suas finanças, e impedir que a empresa gaste desnecessariamente.
Depois da coleta de dados, ainda é necessário que seja feita uma análise mensal daquele quadro: onde a empresa efetivamente pode melhorar? Quais despesas foram irrelevantes para o negócio?
Faça uma comparação dos gastos mensais e, assim, você também poderá identificar padrões de uso ou possíveis abusos na utilização do serviço. Muitas vezes, nosso dinheiro vai embora e nem sabemos o porquê. Contudo, com um planejamento financeiro de alto nível, é possível cortar gastos e substituir serviços.
4. Guarde todos os recibos
Mais do que apenas anotar os gastos feitos, é preciso guardar os recibos das transações efetuadas. Isso porque, algumas vezes, acontecem erros de cobrança, que serão apenas corrigidos com a apresentação daqueles registros.
Além disso, acumulando os recibos, você poderá ter a certeza de que esse tipo de cartão de crédito está sendo usado exclusivamente para fins empresariais.
Não tenha vergonha de pedir recibos para os seus funcionários, afinal, esse serviço deve ser um benefício para a empresa! Só assim você poderá manter o controle sobre aquilo que gasta e se beneficiar dos cartões de crédito empresariais.
5. Tenha um profissional para cuidar do serviço
Mesmo que mais de uma pessoa possa utilizar o cartão dentro da empresa, é importante ter alguém centralizando esse serviço. Essa atitude facilita o controle e monitoramento dos gastos do cartão, guardando recibos e registros das operações realizadas.
Faça questão de ter um profissional que mantenha tudo em ordem: desde a coleta de recibos até o pagamento do cartão. Peça relatórios atualizados do uso dos cartões, a fim de facilitar o controle do serviço.
6. Escolha bem o serviço utilizado
Existem dois tipos de cartão de crédito voltados para negócios disponíveis no mercado: o corporativo e o empresarial. Para saber qual será melhor para a sua empresa, nada mais importante do que estudar essas opções e, assim, escolher o serviço que mais combine com a realidade financeira da sua empresa. Vale lembrar que os cartões de crédito empresariais oferecem benefícios extras para o cliente, como seguro e ausência de taxa de anuidade.
No universo do crédito empresarial, ainda é possível decidir quem pagará a fatura daquele serviço. Se a empresa não se responsabilizar, ela obviamente não terá nenhum custo adicional. No entanto, assumir o pagamento da fatura é uma atitude a ser tomada por aqueles que desejam ter controle sobre a utilização do crédito do serviço.
O cartão de crédito empresarial, quando bem usado, pode ajudar — e muito — a organizar a vida monetária de uma empresa! As vantagens são inúmeras, e o bom aproveitamento do crédito empresarial depende do negócio que o utiliza. Nesse sentido, o controle de gastos é essencial para usufruir de tudo de bom que o crédito empresarial pode proporcionar.
Com essas atitudes simples, você não perderá de vista seus gastos. E você, já utilizou o serviço? Então deixe um comentário contando um pouco mais sobre a sua experiência!
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