Controlar as contas a receber na empresa é um dos pontos mais importantes em se tratando de gestão financeira. Afinal de contas, o atraso de recebimentos pode gerar sérios problemas ao negócio – como atrasos no pagamento de compromissos mensais, salário de funcionários, entre diversos outros problemas relacionados ao fluxo de caixa.
Quando se trata de pagamento recorrente – as famosas “mensalidades” – a falta de controle torna-se ainda mais prejudicial ao negócio, uma vez que a inadimplência, no caso dos pagamentos recorrentes, tende a ser grande e bastante frequente. Existem, no entanto, algumas ferramentas que podem ajudar o gestor a manter as finanças corporativas um pouco mais organizadas e gerenciar melhor os recebimentos mensais.
Se você deseja evitar problemas oriundos dos pagamentos recorrentes e controlar o recebimento destes pagamentos de forma mais assertiva, confira no artigo de hoje um pequeno guia de boas práticas para controlar estes recebimentos na sua empresa.
O que é um pagamento recorrente e como ele funciona?
Os pagamentos recorrentes – ou o pagamentos por meio de mensalidades – são aqueles que as empresas recebem de seus clientes com frequência, durante um longo prazo. Seja por conta do pagamento de produtos ou serviços, são estes pagamentos que costumam refletir em um fluxo de caixa estável.
O grande problema do pagamento recorrente, no entanto, está na inadimplência e nos atrasos que podem – e costumam – ocorrer ao longo dos meses. Em casos mais extremos, a falta de recebimento de parte destes pagamentos recorrentes pode gerar grandes dores de cabeça à empresa.
Imagine, por exemplo, um mês atípico para a maior parte das pessoas – como o mês de dezembro, conhecido pelas festas e eventos em comemoração ao término de mais um ano. Nestes períodos é muito comum ter grandes atrasos nos pagamentos, e até mesmo um alto nível de inadimplência que, ao não serem evitados ou previstos, podem atrapalhar todo o planejamento e organização financeira da empresa.
Justamente para evitar situações de apreensão relacionadas ao fluxo de caixa do negócio é que se sugere uma boa gestão dos pagamentos recorrentes. Hábitos simples podem ser fundamentais para sofrer o menos possível com eventuais inadimplências e manter o fluxo de caixa da empresa sempre organizado e estável.
Como controlar o recebimento destes pagamentos?
Confira a seguir alguns simples passos que podem ajudar você a controlar o recebimento dos pagamentos recorrentes da empresa e manter o fluxo de caixa sempre em dia. Acompanhe!
Organize-se!
A organização é o primeiro passo para manter os pagamentos recorrentes e o caixa da empresa equilibrados. É importante ter controle total sobre datas de vencimento das cobranças, quantidade de dinheiro que entra – ou deveria entrar – em cada um dos dias do mês e toda e qualquer informação que possa impactar no seu fluxo de caixa.
Além disso, é necessário identificar os clientes que estão inadimplentes sem grandes dificuldades, viabilizando o gerenciamento das inadimplências e cobranças sempre que necessário. Ter em mãos dados sobre o perfil de cada cliente e seu comportamento quanto ao pagamento das mensalidades do seu produto ou serviço também pode ser muito útil nestes momentos.
Para manter-se organizado vale a pena estabelecer uma rotina de envio de lembretes de pagamento – de preferência, automatizado. Esta rotina pode aumentar a agilidade das cobranças e dos recebimentos – tanto daqueles clientes que estão em dia quanto os pagamentos de clientes em atraso.
Gerencie as inadimplências
De nada adianta conhecer a inadimplência relacionada aos pagamentos recorrentes dos seus clientes se estes pagamentos em atraso não são gerenciados, não é verdade? Por isso, é imprescindível que você gerencie as inadimplências e não tenha receio de cobrar seus clientes.
Este passo é fundamental para quem deseja ter um fluxo de caixa organizado no dia a dia da empresa. Muitos administradores, por receio de perder seus clientes, acabam pulando esta etapa de gerenciar as inadimplências e cobrar os pagamentos dos inadimplentes.
Não manter um bom gerenciamento dos recebimentos pendentes pode resultar em um endividamento importante da empresa, que pode perdurar por meses – ou até anos. Por isso, é preciso atenção máxima aos valores a receber que estão em atraso.
Uma dica para quem costuma ter problemas de inadimplência de pagamento recorrente é verificar, junto ao cliente, quais os motivos estão levando ele a atrasar suas mensalidades. Seria o preço cobrado pela empresa? A data de vencimento? A dificuldade em utilizar ou cancelar os serviços?
Contate seu cliente e mantenha uma proximidade com ele. Este acompanhamento pode livrar sua empresa de grandes problemas financeiros. Acredite!
Estimule o pagamento antecipado
Todo empreendedor sabe que existem clientes que costumam atrasar com frequência o pagamento de suas mensalidades, enquanto outros pagam rigorosamente em dia – ou até antecipadamente. Para este último grupo, vale a pena gratificá-lo, de alguma forma, ao longo dos meses.
Para manter o fluxo de caixa equilibrado vale a pena oferecer benefícios para pagamentos antecipados, como uma porcentagem de descontos para pagamentos até uma data previamente determinada. Estimular a adimplência e o pagamento antecipado só tem a trazer benefícios para o negócio, contribuindo ainda para a fidelização de clientes.
Se você ainda não concede descontos para pagamento antecipado, vale a pena verificar a possibilidade de implementar este estímulo à inadimplência. Você pode se surpreender com os resultados desta mudança!
Atente-se ao fluxo de caixa
Além de identificar o comportamento e perfil dos seus clientes, e imprescindível manter-se atento ao fluxo de caixa durante o mês. Calcular a taxa de inadimplência, por exemplo, pode ajudar seu financeiro a controlar melhor as finanças e preparar-se para encarar esta inadimplência ou simples atraso dos pagamentos recorrentes de maneira mais tranquila.
O controle do fluxo de caixa também ajuda a empresa a projetar o fluxo de caixa para os meses subsequentes, já considerando uma eventual taxa de inadimplência e evitando superestimar a entrada de dinheiro ao longo do tempo. O planejamento financeiro, nestes casos, é muito mais assertivo e benéfico para todos os setores da empresa.
Por isso, mantenha-se sempre atento ao fluxo de caixa e no impacto que a inadimplência pode trazer ao seu negócio. Somente desta forma você conseguirá se preparar para eventualidades e evitar problemas relacionados à falta de dinheiro no caixa.
Utilize uma plataforma de gestão
Uma solução prática para controlar os pagamentos recorrentes e manter-se atento à inadimplência é o uso de uma plataforma de gestão. Por meio de plataformas online, como o Controlle, é possível controlar o recebimento de pagamentos recorrentes e identificar possíveis inadimplentes de maneira simples, prática e sem perda de tempo.
Se você ainda não utiliza um software de gestão, a dica é considerar a utilizá-lo o quanto antes. Afinal, vivemos em um mundo cada vez mais digital e dinâmico, o que torna cada vez mais necessário contar com ferramentas de automatização da gestão financeira do seu negócio, independente do tamanho da sua empresa.
Agora que você já sabe como controlar os pagamentos recorrentes da sua empresa, que tal conhecer 9 vantagens do uso do SAAS para sua empresa?
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